Распределите роли
Локальный сотрудник подтверждает факты, клиентский сервис решает проблему, а репутационный специалист отвечает и проверяет основания для жалобы.
Установите сроки
- первичная классификация — в рабочий день;
- запрос фактов у филиала — по внутреннему SLA;
- публичный ответ — после подтверждения контекста;
- жалоба — сразу после фиксации нарушения и доказательств.
Создайте матрицу решений
Реальный клиент — решаем проблему. Неизвестный автор — проверяем. Нарушение правил — жалуемся. Смешанный случай — отвечаем и жалуемся параллельно.
Проверяйте качество
Ежемесячно разбирайте пропуски, неверные жалобы, шаблонные ответы и повторяющиеся причины негатива.